Despesas de teletrabalho: quem paga e como se calculam?

Conheça as regras no cálculo das despesas de teletrabalho e as alterações ao seu enquadramento fiscal.

Trabalhar a partir de casa pode representar um acréscimo nos gastos mensais. Por isso foi necessário ajustar a legislação laboral que prevê a forma como as despesas de teletrabalho são pagas pela entidade empregadora.

Existem também novas regras para enquadrar o pagamento destas despesas no IRS. O objetivo é que estes valores não aumentem a carga fiscal do trabalhador.

Que despesas de teletrabalho são contabilizadas?

As regras relacionadas com as despesas de teletrabalho que constam do Código do Trabalho clarificam como o empregador deve compensar o trabalhador pelo aumento de despesas. Esclarecem ainda sobre a forma como o podem garantir.

A empresa é obrigada a disponibilizar os equipamentos e os sistemas necessários ao teletrabalho, mas pode ser o trabalhador a adquiri-los, desde que esta alternativa esteja prevista no acordo de teletrabalho.

A lei diz também que o empregador deve compensar o trabalhador por todas as despesas adicionais, direta ou indiretamente relacionadas com a compra ou utilização de equipamentos necessários ao exercício profissional.

Esta compensação inclui aumentos no consumo de energia, despesas adicionais com as condições e velocidade da rede de internet assim como manutenção e reparação dos equipamentos e sistemas.

Como é feita a compensação?

O valor a pagar como compensação das despesas de teletrabalho passa a ser definido através de um valor fixo acordado entre empregador e trabalhador

O valor desta compensação é sempre igual e deve estar previsto no contrato individual ou no contrato coletivo de trabalho. Ou seja, antes de começar, o colaborador já sabe o que vai receber pelas despesas adicionais se exercer a atividade a partir de casa.

E se não houver acordo no valor da compensação?

Caso não exista acordo entre empregador e trabalhador, ou o valor não seja determinado pelo contrato, estas despesas adicionais (associadas ao teletrabalho) têm como referência de cálculo as despesas homólogas registadas no último mês em regime presencial.
Se, por exemplo, começar o teletrabalho em junho de 2024, deverá ser feita a comparação com base nas faturas que tem em casa de maio de 2024. O pagamento das despesas em teletrabalho deve ser garantido logo depois de serem realizadas.

Tome Nota:
Cabe ao empregador garantir ou pagar a manutenção e correção de avarias nos equipamentos usados em teletrabalho, mesmo sendo propriedade do trabalhador.

As despesas de teletrabalho pagam IRS?

Tudo depende do valor. As novas regras dizem que, para efeitos fiscais, as despesas de teletrabalho constituem um custo para o empregador e não um rendimento do trabalhador.

No entanto, isto só acontece se estas despesas não ultrapassarem o valor de 1 euro por dia, como definido na Portaria n.º 292-A/2023, em vigor desde 1 de outubro de 2023. Esse valor divide-se em três variáveis:

Consumo de eletricidade residencial: 10 cêntimos por dia;
Consumo de internet: 40 cêntimos por dia;
Computador pessoal ou equipamento equivalente: 50 cêntimos por dia.

Estes limites máximos, isentos de impostos, sobem para 1,50€ por dia, caso os colaboradores estejam abrangidos por contrato coletivo de trabalho.

Só tem acesso à isenção se:

A eletricidade, a internet ou o equipamento informático não lhe foram disponibilizados pela entidade empregadora, direta ou indiretamente;
Cumprir um dia de teletrabalho completo. Corresponde, no mínimo, a um sexto do horário semanal. Ou seja, se o período normal de trabalho da empresa for de 40 horas semanais, é considerado, para efeitos de cálculo, que desempenha as suas funções em regime de teletrabalho num período igual ou superior a 6 horas e 40 minutos;
O teletrabalho está definido em acordo escrito entre o trabalhador e a entidade patronal.

Se a compensação paga por teletrabalho for superior ao limite estabelecido (1 euro ou 1,50 € por dia), a diferença é considerada como rendimento do trabalhador, ficando sujeito ao pagamento de IRS e de Segurança Social.

Ou seja, a tributação destas despesas é semelhante àquela aplicada ao subsídio de alimentação. Isto significa que pagará taxa social única e IRS.

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